DE ‘DAGTAAK’ VAN EEN SCRIBA

Op verzoek van de redactie van dit blad heb ik mij gezet tot het ‘schrijven’ van een artikel over de dagtaak van een scriba.1 2

De opdracht is enigszins ‘eenvoudig’ gesteld.

In de praktijk komt het erop neer dat de “dagtaak” van de scriba over het algemeen een ‘aaneenschakeling’ van dagdelen is.

Het eerste struikelblok heb ik inmiddels genomen: niet schrijven, maar typen.

Vroeger

Ik schaar mij even bij de grote groep van scribae die dit werk vroeger met de pen deden. In de 60-er jaren werd ik secretaris (waarom geen scriba?) van de diaconie. Een groot dik folioboek kreeg ik van mijn voorganger. Alles was met de pen (geen ballpoint) beschreven. Een diaconieverslag besloeg vaak 4 tot 5 foliovellen. Sommigen maakten er veel werk van door onderwerpen of belangrijke zaken nog eens met een liniaal te onderstrepen. Deze inmiddels oude boekwerken sieren menig archief van de plaatselijke gemeenten. Zeker in deze tijd, waarin vele kerken nun eeuwfeest vieren, is de inhoud van deze oude boeken zeer interessant, maar ook lezenswaardig voor het samenstellen van het jubileumboek.3

Naast het maken van notulen moesten ook brieven gemaakt en verzonden worden. Ziet u het nog voor u: geen lijntjespapier, maar een blocnote met een voorbedrukt lijntjesblad eronder. En wat een werk als er ook nog een ‘doorslag’ gemaakt moest worden voor het archief.

Zeker niet te vergeten: de kaartenbak(ken) met het ‘levend’ archief en de kaartenbak(ken) met het ‘historisch’ archief. Wellicht wordt er nog mee gewerkt of worden ze ‘achter-de-hand’ gehouden voor het geval dat.…

Later

In de 70-er jaren werden de meeste notulen en correspondentie op een (elektrische) schrijfmachine gemaakt. Daarmee kwam tevens, voor de notulen, een eind aan het tijdperk van de folioboeken. Zij werden verdrongen door ordners met 2 ringen. Het zou best mogelijk zijn dat er ook een ander probleem bij kwam kijken: op welke volgorde berg je die A4-tjes op? Oudste datum boven of jongste datum boven? Dat hangt ook nauw samen met de (door) nummering van de bladzijden. Daardoor zullen de meeste ordners met de oudste datum beginnen.

De correspondentie werd ook wat gemakkelijker: een afschrift voor het archief? Een carbonnetje en twee velletjes papier!

Alleen die ledenkaarten waren, in sommige gevallen, toch iets te dik voor de schrijfmachine, dus toch nog maar even doorschrijven.

Nu

Langzamerhand wordt ook de schrijfmachine verdrongen door de tekstverwerker van de computer. Ook dit artikel is met de tekstverwerker van de computer gemaakt, maar heeft toch enkele dagdelen gevraagd.

De dagtaak van toen

Nog even terugkijkend naar bovenstaande gegevens heb ik me wel eens afgevraagd hoe de toenmalig scribae dat werk konden klaren als ze, zeker in de periode tot ± de 60-er jaren, ook nog eens 6 van de 7 dagen moesten werken!

De dagtaak van nu

De scriba van vandaag is nog steeds een druk persoon. Naast het kerkenwerk heeft hij ook zijn dagtaak en ander verenigingswerk. (Vaak zijn dergelijke mensen niet alleen op het kerkelijk erf, maar ook daarbuiten actief!)

Hij werkt dan wel 5 of misschien, door deeltijd of ATV, 4 dagen per week, maar toch moet alles op tijd klaar zijn. Vaak gaat dat ten koste van de vrije tijd (avonden, voorzover ze niet bezet zijn, en de zaterdag, sommigen wellicht even op de zondagmiddag).

Vergaderingen 4

De kerkenraad maakt jaarlijks gebruik van een zgn. Jaarplan. In dit jaarplan worden alle data opgenomen van alle vergaderingen met hun ins en outs. Elke vergadering wordt zogezegd van tevoren ‘benoemd’.

In sommige kerken heeft men brede en smalle kerkenraadsvergaderingen: voor een scriba vaak dubbel notulen maken.

In weer andere (meestal grote) gemeenten kent men naast kerkenraadsvergaderingen ook moderamenvergaderingen, waarvan ook notulen moeten worden gemaakt.

Moderamenvergadering

Het moderamen is samengesteld uit een aantal vaste leden (preses, scriba, assessor, voorzitter van de diaconie en eventueel de penningmeester) met daarnaast enkele kerkenraadsleden met een speciale functie.5

Op deze vergadering wordt het zgn. ‘voorwerk’ gedaan voor de kerkenraadsvergadering, waardoor de agenda van de moderamenvergadering vaak ‘gevulder’ is dan die van de kerkeraadsvergadering.

Voordeel van dit laatste is dat er, op jaarbasis, meer tijd beschikbaar is voor niet-zakelijke aangelegenheden. Er kan meer aan pastorale zaken worden gedaan en aan beleidszaken.

Agendasamenstelling

Een strak vergaderschema is een vereiste voor een goede behandeling van alle zaken.

In goed overleg met de voorzitter (of preses) van de kerkenraad (en/of moderamen) wordt de agenda samengesteld. Het verdient aanbeveling om een zgn. tijdschema op te stellen.

Wat beslist niet meer op de agenda behoort te staan is de rondvraag. In de praktijk is duidelijk gebleken dat daardoor de vergaderingen behoorlijk uit de ‘hand’ lopen.

De vergaderingen moeten niet langer duren dan van half acht tot tien uur, uiterlijk half elf. (Volgens mensen die het weten kunnen, wordt het daarna niet zinvol geacht nog besluiten te nemen…)

Scriba

A. Tijdens de vergaderingen

• De scriba heeft een ‘forse’ functie. Hij is de rechterhand van de preses en daarnaast de vraagbaak van de kerkenraad. Hij kan, zo nodig, nadere informatie geven over bepaalde zaken die wellicht wat summier in de notulen staan. Hij zal toelichting moeten geven over bepaalde ingekomen stukken als dat niet expliciet in het correspondentie-overzicht staat vermeid.

• Een voorzitter dient, ter vergemakkelijking van de taak van de scriba, elk besproken onderwerp aan het eind samen te vatten.

• De scriba maakt aantekeningen van alles wat besproken wordt.

• Hij noteert tevens de later uit te voeren taken/opdrachten.

B. Na de vergadering van de kerkenraad

Kort na de vergadering worden de aantekeningen van de kerkenraadsvergadering uitgewerkt tot notulen. Deze notulen moeten in concept klaar zijn voor de e.v. moderamenvergadering.

Alleen de notulen al vergen een behoorlijk aantal uren om ze, aan de hand van de aantekeningen, zo getrouw mogelijk uit te werken zodat alle besproken punten ook werkelijk (herkenbaar) terug te vinden zijn.

Het kopieren van de uitnodiging + agenda, notulen, het correspondentieoverzicht en de daarbij behorende bijlagen voor de 9 moderamenleden vraagt ook tijd waarin niet iets anders gedaan kan worden.

De enveloppen met de stukken voor de e.v. moderamenvergadering liggen op de zondag voor de vergadering klaar.

C. Na de vergadering van het moderamen

• Tussen de moderamenvergadering en de e.v. kerkeraadsvergadering zit hooguit twee weken.

• De enveloppen met de stukken (inclusief de gecorrigeerde notulen) moeten uiterlijk de zondag voor de kerkenraadsvergadering klaarliggen;

• Meestal heeft de scriba een kleine week de gelegenheid om alles in gereedheid te brengen.

• Dan volgt het kopieerwerk; de kerkenraad van Amersfoort telt rond de 30 leden, dus is die klus meer dan een stief kwartiertje.

D. Correspondentie

• Als de notulen eindelijk (misschien eerst nog in klad gemaakt) klaar zijn, moet correspondentie naar gemeenteleden, commissies en anderen gestuurd worden.

• Vooral dat vergt veel tijd omdat in veel brieven ook nog kerkelijke termen gebruikt worden: dat moet wel correct gebeuren.

• Zowel van de ingekomen als van de uitgaande post wordt melding gemaakt op het zgn. correspondentieoverzicht

E. Ledenadministratie

In het algemeen vinden maandelijks mutaties plaats in het ledenbestand. Zowel van ingekomen als uitgegane leden (met attestatie, doopbewijs of verklaring), n.a.v. geboorten en overlijden.

Als het andere scribae net zo vergaat als in mijn periode van scriba en nu als beheerder van het kerkelijk bureau (zie daarover verder in dit artikel), worden niet alle attestames, doopbewijzen en/of verklaringen volledig ingevuld en afgegeven. Dat betekent dat de scriba of het kerkelijk bureau contact moet opnemen met de vorige scriba. Dan komt vaak het antwoord dat deze gegevens ook daar niet bekend zijn.

Er zou eigenlijk een landelijke afspraak moeten worden gemaakt dat deze belangrijke stukken niet eerder verzonden kunnen worden dan op het moment dat ze compleet zijn.

F. Andere (interne) taken

In de meeste gemeenten kent men een eigen gemeenteblad. In het algemeen is de zorg voor dit blad in handen van enthousiaste gemeenteleden en in het algemeen onder ‘toezicht’ van de kerkenraad.

Voor de scriba betekent dit dat

er maandelijks een kort verslag van de laatste kerkeraadsvergadering in moet kornen;

de mutaties in het ledenregister worden doorgegeven;

allerlei andere zaken, die via de scriba lopen en voor de gemeente van belang zijn, gepubliceerd moeten worden.

Wat beslist niet onderschat mag worden zijn de drukke weken voor de scriba bij de verkiezing van ambtsdragers:

- na het verzamelen van namen van geschikte kandidaten, ook de gemeente geeft namen op, stelt de scriba een groslijst op;

- na ‘bespreking’ van deze lijst op de moderamenvergadering stelt hij een concept kandidatenlijst samen voor de e.v. kerkenraadsvergadering;

- na goedkeuring door de kerkenraad worden de stembriefjes en de stemlijsten aangemaakt;

- om de gemeente te informeren wordt (in Amersfoort) een IJlthermometer samengesteld en uitgegeven waarin de kandidaten zich (met foto) voorstellen;

- tijdens de verkiezing verzamelt de scriba de stembriefjes en controleert, samen met de preses, de tellingen van de stembureaus;

- als de uitslag bekend is en geldig verklaard, verzorgt de scriba een uitslagenlijst voor de gemeente.

Naast de preses van de kerkenraad heeft ook de scriba (wel eens) representatieve taken te verrichten.

Kerkelijk Bureau

Ongeveer twee jaar geleden is bij de kerkenraad een voorstel ingediend om een kerkelijk bureau te laten opzetten met als doel die taken bij de scriba weg te halen die niet direct ambtelijk bij hem behoeven te blijven.

Het voorstel werd, na enkele kleine amendementen, aangenomen en de splitsing werd een feit toen de nieuwe scriba was gekozen, benoemd en bevestigd.

In het kort komt het hierop neer dat de scriba, als ambtsdrager, o.a.:

voor de notulen van de vergaderingen verantwoordelijk is;

voor het ondertekenen van de uitgaande correspondentie, zoals officiële brieven, attestames, doopbewijzen, verklaringen;

het aanspreekpunt is voor diverse kerkelijke aangelegenheden. Bij het kerkelijk bureau zijn o.a. de volgende taken ondergebracht:

het aanmaken van attestaties, doopbewijzen, en verklaringen a.d.h.v. de gegevens uit het ledenbestand dat eveneens bij hem in beheer is;

mutaties in het ledenbestand publiceren in het gemeenteblad;

uitnodigingen samenstellen en versturen aan gastpredikanten;

kerkdienstenopgave doorgeven aan de diverse media;

Het kerkelijk bureau bestaat dus uit een beheerder die zich kan laten assisteren door gemeenteleden bij diverse bureauactiviteiten, zoals:

het maken van liturgieboekjes voor diverse bijzondere diensten;

het maken van het wekelijkse Liturgie- en Mededelingenblad indien de beheerder afwezig is.

Het verschil tussen de scriba en de beheerder van het kerkelijk bureau is dat de eerste de ‘ambtelijke uitvoerder’ is van de officiële kanten van de kerkenraad en dat hij ook de vergaderingen heeft bij te wonen; dat de beheerder van het kerkelijk bureau geheimhouding heeft beloofd voor alle confidentiële zaken die hem ter ore komen. Er zou nog meer in dit artikel kunnen staan over het vele werk van de scriba, maar de toegestane ruimte is wellicht al overschreden.

Mocht u er prijs opstellen meer te weten te komen over de taakverdeling tussen de scriba en het kerkelijk bureau of over de opzet en inhoud van een kerkelijk bureau dan kan er wellicht een vervolg komen.

De heer Van der Hoek heeft een ruime ervaring als secretaris/scriba, o.a. in zijn huidige gemeente Amersfoort

NOTEN

1 Schrijver van dit artikel is momenteel geen scriba maar ‘beheerder’ van het kerkelijk bureau van de Ichthuskerk van Amersfoort.

2 Kramers’ woordenboek omschrijft ‘scriba’ als secretaris, vooral van een protestantse kerkelijke vergadering (classis). Deze ijverige werkers mogen blij zijn dat ze geen scribent zijn: opsteller van een geschrift, meestal ongunstig: prulschrijver.

3 Mijn leermeester in Amsterdam, br. W.J. Graves, drukte mij destijds op het hart dat correcte notulen vereist zijn omdat ze geschiedenis worden, want ze zijn een belangrijk naslagwerk voor het nageslacht! Waarvan acte!

4 De beschrijving is gebaseerd op de werkwijze van de kerkenraad/het moderamen van Amersfoort.

5 In Amersfoort kent de kerkenraad 4 seclorouderlingen en 4 jeugdouderlingen. De sectorouderlingen vertegenwoordigen o.a. alle wijkouderlingen in het moderamen. Van de jeugdouderlingen is er 1 afgevaardigd in het moderamen.

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen