KERKELIJKE ARCHIEFZORG

Van deskundige hand verschenen er al enkele keren artikelen in ons blad over kerkelijke archieven, waarin aandacht werd gevraagd voor het beheer enz. van deze archieven. Dit artikel wil daaraan niets toevoegen, maar slechts informeren omtrent de gang van zaken met betrekking tot de zorg voor de kerkelijke archieven.

Tot voor kort waren er twee deputaatschappen die zich bezig hielden met de archief-zorg - nader beperkt tot het synodale archief - dat van de archivarissen en dat voor de controle van het archief. Opmerkelijk is nu dat beide deputaatschappen - ook tot voor kort - zelf geen archief hebben gevormd dat kan informeren over de ontwikkeling van de archiefzorg in onze kerken. Voorzover het gaat om het synodale archief zijn we derhalve aangewezen op wat de Acta (ook wel „Notulen” en „Handelingen” genoemd) van de generale synode daarover vertellen. Het feit dat het synodale archief van vóór 1940 grotendeels bij het bombardement van Rotterdam, waar het was ondergebracht, verloren is gegaan, beperkt de informatie nog meer tot de genoemde Acta.

Reeds op „de eerste Synode der gebleven Christ. Geref. gemeenten” (3 en 4 jan. 1893) komt het archief ter sprake. Wanneer op voorstel van de voorzitter, ds. J. Wisse Czn. opdracht wordt gegeven aan br. G. Renkema, scriba van de synode, maatregelen te nemen „dat men een kerkelijk zegel hebbe”, wordt in een bijzin „tevens” bepaald „dat bij dezen broeder voorlopig het kerkelijk archief zal berusten” (Hand. art. 18). Dat „voorlopig” lang kan duren, blijkt ook nu: pas in 1918 wordt er weer over het archief gesproken. De plaatsing in een bijzin in 1893 is, uiteraard zonder opzet, typerend gebleven gedurende vele jaren! Aan de synode van 1918 wordt meegedeeld dat br. Renkema die tot 1916 permanent scriba van de synode is geweest, het kerkelijk archief heeft „toegezonden” (art. 22). De classis Dordrecht heeft op dezelfde synode de vraag gesteld „hoe het met het archief der Synode gesteld is” (art. 65). Het toegezonden archief wordt dan aan de synode „getoond”. Erg omvangrijk schijnt het archief dus niet geweest te zijn, wat ook wel blijkt uit de opdracht aan de gemeente Rotterdam - als archiefbewarende gemeente aangewezen - om de stukken „te rangschikken in een Briefordner” en „te bewaren in de kluis der gemeente”. Ook op de synode van 1919 wordt naar het archief gevraagd (art. 33). Een ouderling van Rotterdam (waarschijnlijk wijlen br. Nederlof) antwoordt „dat slechts weinig stukken daarin worden genoemd”. Kennelijk heeft br. Renkema, die directeur van de Utrechtse gemeentereiniging was, in de 24 jaar van zijn scribaat meer stukken aan zijn reinigingsdienst toevertrouwd (via zijn „vuilnisbak”) dan aan het synodale archief! Zelfs de Handelingen van „vorige Synodale vergaderingen” zijn niet compleet en dat terwijl de synode van 1918 zo optimistisch was geweest om aan Rotterdam op te dragen „de notulen der Synode van af 92 te laten binden en op elke Synodale vergadering ter tafel te leggen” (vermoedelijk om te voldoen aan art. 46 van de Kerkorde - ter vermijding van het gevaar zichzelf te herhalen en tegen te spreken!).

Voor het eerst wordt een verslag betreffende het archief aan de synode van 1922 uitgebracht door de reeds genoemde br. Nederlof namens de gemeente Rotterdam (art. 32). Dat verslag is niet bewaard gebleven. Het heeft vermoedelijk de „controle” van het archief aan de orde gesteld, want aan ds. J.W. Geels en oud. L. Kamp wordt opgedragen „de stukken van het Archief te controleeren”. De controle wordt blijkbaar tijdens de synode uitgevoerd, want twee dagen later wordt gerapporteerd „dat het archief der Kerk in goede orde is bevonden en dit met volle vertrouwen aan de gemeente van Rotterdam ter verzorging kan worden overgegeven” (art. 69). Blijkens de Acta van de volgende synoden is het steeds een commissie ad hoc geweest die de controle verrichtte, soms staande de synode (1925, art. 62), soms door de voorgaande synode daartoe benoemd (1928, art. 24). In het laatste geval wordt het desbetreffende rapport in de Acta opgenomen (1928, bijlage K; 1931, bijlage E enz.). In 1934 rapporteerde de controlecommissie - die steeds wisselend was samengesteld - voor het eerst tamelijk uitvoerig over de toestand waarin het archief zich bevond. Deze is „niet onverdeeld gunstig” (bijlage XII): „verschillende mappen van talrijke jaren bevatten hoegenaamd niets”. De archiefbewarende kerk treft geen schuld, want wat wordt toegezonden door de scribae synodi wordt keurig in de brandvrije kluis opgeborgen, maar de indruk bestaat dat „met de toezending hiervan door de scribae der synoden, niet te veel zorgvuldigheid is betracht”. Op voorstel van de controledeputaten wordt dan br. P. de Jong, archivaris van de Rotterdamse kerk, tot „Deputaat-archivaris voor het Synodale archief” benoemd (art. 40). Wie verwacht mocht hebben dat deze synodale deputaat rechtstreeks aan de synode zou rapporteren, doorzoekt de Acta tevergeefs, Pas in de Acta van 1953 komt een apart rapport van de archivaris voor (bijlage XIX). Hij ontvangt dan tevens een instructie (art. 170 - in 1934 was de opdracht voor hem een instructie te ontwerpen reeds gegeven!). De commissie resp. deputaten voor de controle van het synodaal archief rapporteert resp. rapporteren schriftelijk (1934, 1937, 1944, 1947), mondeling (1941) of helemaal niet (1941), wat de synode een afkeuring ontlokt (art. 72), maar tot 1950 wordt in de controlerapporten geen informatie gegeven omtrent de archiefzorg (hoogstens dat men betreurt „dat niet alles aanwezig is”). Waarschijnlijk is de van synode tot synode zich wijzigende samenstelling daaraan debet. Pas de synode van 1947 benoemt opnieuw dezelfde deputaten voor de controle van het archief (art. 112 - herbenoeming is sindsdien usance geworden).

Aan de synode van 1950 brengen deze deputaten dan een rapport uit dat inhoudelijk weer iets meer voorstelt (bijlage IX). De synodale archivaris kon intussen zijn informatie aan de synode kwijt in het rapport van de deputaten voor de kerkelijke archieven (sinds 1931 een eenmansdeputaatschap nl. ds. P.J. de Bruin - jarenlang een stuwende kracht in archiefzaken; br. De Jong werd in 1934 zijn mededeputaat).

Stelt het rapport van de laatstgenoemde deputaten in 1937 nog dat een rapport over de verzorging van het archief „eventueel” door de archivaris „zelf” zal worden ingediend (bijlage X), pas in het rapport aan de synode van 1941 wordt een en ander over zijn werk meegedeeld. Het is geen opwekkend bericht. De brandvrije kluis was niet tegen het oorlogsgeweld van mei ’40 bestand gebleken. De ijzeren deur trok door de hitte krom, waardoor het vuur zijn verwoestend werk in de kluis kon verrichten (bijlage XII). Het archief is praktisch geheel verloren gegaan. Er rest momenteel slechts een trommel met verschroeid en verkoold papier (zie foto in „En toch niet verteerd”, blz. 34). In 1950 stellen de controledeputaten voor dat „de geblakerde kist ,als historisch stuk' bewaard blijve” (bijlage IX). De synode stemt ermee in (art. 30). Tevens wordt voorgesteld „dat een onderzoek door een chemicus tot reconstructie van het verkoolde worde ingesteld, eventueel met opdracht tot herscriptie”. De Acta geven niet de indruk dat de synode in dezen onbeperkt mandaat wil geven, want er wordt bepaald: „dit onderzoek zal alleen betreffen stukken van groot belang, te beoordelen door de deputaten”. Gelijk te verwachten was, zaten deze deputaten toen met de vraag hoe vóór het onderzoek het belang van een stuk bepaald kan worden, als pas ná onderzoek èn reconstructie een stuk leesbaar is. Zij vrezen dat „bij het doorzoeken alles verpulvert” (1953, bijlage XX). Is het moedeloosheid dat zij in die situatie geen voorstel hoe dan ook doen? Op de volgende synode klagen ze: „Nog steeds is geen besluit genomen tot mogelijke reconstructie van de inhoud der verkoolde stukken uit het ,historisch stuk'” (1956, bijlage XIII). De synode gaat er kort en bondig op in: „De verkoolde stukken, overig uit de brand van 1940, zullen gezien de zeer hoge kosten ongetwijfeld hieraan verbonden, niet worden gereconstrueerd” (art. 41). Uit de tijd vóór mei 1940 is alleen bewaard gebleven wat om welke reden dan ook nog niet in het archief was opgenomen. De toenmalige archivaris heeft met behulp van een „klad-index” kans gezien een nieuwe index samen te stellen „waardoor een volledig overzicht is verkregen van wat er eenmaal was en nu helaas verloren is gegaan” (1944, bijlage XXIV). Nog steeds bevindt zich de trommel met verschroeid en ten dele verkoold archiefmateriaal in het archief. Of er inderdaad iets „opgeruimd” is, zoals het rapport van de deputaten voor de kerkelijke archieven aan de synode van 1941 bijna doet vermoeden (bijlage XII), zal alleen zijn na te gaan zodra restauratie technisch en financieel haalbaar zal zijn. Tot zolang blijft de trommel met z’n zwarte inhoud plus de genoemde index een „droeve herinnering” dat teloorgaan mogelijk is alle goede zorg ten spijt!

Minder spectaculair gaat er intussen ook heel wat archiefmateriaal teloor zonder dat er zelfs een spoor van verkoolde stukken, laat staan een index van over is gebleven. Niet alleen de reinigingsdienst van br. Renkema zal het een en ander verwerkt hebben, ook elders blijkt tot op de huidige dag dat de „vuilnisbak” een geduchte concurrent van elk archief is. De praktijk heeft geleerd dat in deze concurrentie het archief de zwakste partij is, vooral als de „schoonmaak” (al of niet in bondgenootschap met een verhuizing) haar archief-verwoestende medewerking aan die concurrent verleent.

Dit lijkt wel inzonderheid te gelden voor de archivalia van deputaatschappen. Sinds 1892 zijn er vele, vele commissies en deputaatschappen geweest die in opdracht van en onder verantwoording aan de synode hun werk hebben verricht. In de gedrukte Acta is er het een en ander over te vinden, maar in vele gevallen is er in het archief van de synode geen spoor meer van te ontdekken. De vraag of het archiefmateriaal van zo’n commissie of van zo’n deputaatschap wel in het synodale archief thuishoort, blijkt merkwaardigerwijs niet zomaar positief te zijn beantwoord. Toen eens uit de nalatenschap van een hoogleraar enkele notulenboeken van de zgn. „Synodale Commissie” (een deputaatschap met vrij brede opdracht dat tussen 1892 en 1925 functioneerde) werden toegezonden met „een groot pak papieren, niet uitgezocht en ongeordend, in hoofdzaak bestaande uit correspondentie van Deputaten voor de correspondentie met de Hoge Overheid” - alsof dat alles ooit rechtens tot die nalatenschap had behoord! -kwam bij de toenmalige archivaris blijkbaar de vraag op (volgens zijn rapport aan de synode van 1953 - bijlage XIX) „of deze bescheiden, strikt genomen, nog wel tot het Synodale Archief gerekend kunnen worden” (het woord „synodale” werd zelfs onderstreept). Maar goedmoedig wordt verondersteld dat „er vermoedelijk wel geen bezwaren zijn, ook deze stukken, na ordening, een plaatsje in het Archief te geven”! Voor de controledeputaten was het in 1959 zelfs „strikt genomen” geen vraag of de archieven van de generale deputaatschappen in het synodale archief thuishoren of niet (Acta, art. 118). Op hun voorstel besloot de synode toen „vast te stellen dat de archieven van de generale deputaatschappen ondergebracht dienen te worden in het archief van de generale synode, voorzover aan deze deputaten niet is overgelaten en opgedragen hun eigen archief te beheren en te bewaren”. Tevens werden de classes en de part. synode erop gewezen „dat zij diligent dienen te zijn inzake de archivalia van deputaatschappen resp.commissies die in hun ressort werken, om deze op te nemen in het archief van de classis c.q. de part. synode”. Sindsdien is het een telkens herhaald besluit van de synode om bij de deputaatschappen aan te dringen hun archivalia in het synodale archief te deponeren. In 1968 stelden de controledeputaten voor een bepaalde termijn te stellen, waarna deze archivalia perse aan de archivarissen dienen te worden overgedragen (Acta,bijlage VIII). Onderzoek had aangetoond dat in de „laatste twintig jaar” zeker „twaalf deputaatschappen die niet meer bestaan, aan wie blijkens de Acta bepaalde stukken zijn toevertrouwd ter behandeling”, in gebreke waren gebleven om hun archiefstukken in het synodale archief te deponeren. De synode stemde met dit voorstel in. De termijnstelling heeft wel enig resultaat gehad bij nog bestaande deputaatschappen, maar de zoekgeraakte stukken van de verdwenen deputaatschappen bleven grotendeels zoek! En de dader? Die ligt soms letterlijk en in elk geval figuurlijk „op het kerkhof”! Als er onder onze lezers zijn die weet hebben van dergelijke stukken - bijv. uit „nalatenschap” -, dan houden onze archiefdeputaten zich dringend aanbevolen daarover geïnformeerd te worden.

In het voorgaande zijn de „deputaten voor de kerkelijke archieven” een paar keer genoemd. Dit deputaatschap heeft in de jaren 1931 tot 1950 gepoogd de archiefzorg in de kerken te versterken, min of meer in de lijn van artikel 45 van de Kerkorde: „ledere kerk heeft behoorlijk zorg te dragen voor haar archief. Elke meerdere vergadering heeft hierbij toezicht te houden op haar mindere”. Op de synode van 1931 diende een instructie van de part. synode van het Midden om een of meer deputaten te benoemen „welke zorg dragen, dat de Archieven der plaatselijke Kerken in goeden staat zijn” en om het reglement op de kerkvisitatie aan te vullen met „een desbetreffende vraag” (art. 55). Ter toelichting van dit voorstel werd de synode een rapport aangeboden (bijlage P). Dit rapport noemt de toestand van de plaatselijke archieven „vaak treurig”: „historische documenten liggen dikwijls ordeloos verspreid….. als ze er tenminste zijn”, voor het gemeentelijk archief is „meermalen” maar „flauwe belangstelling” of erger nog „totale veronachtzaming”. De synode verklaart dan van zichzelf dat zij de noodzakelijkheid gevoelt „om volle aandacht en zorg te wijden aan de archieven van Gemeenten, Classes, Particuliere en Generale Synodes”, maar benoemt slechts één deputaat, nl. de reeds genoemde ds. P.J. de Bruin, die als „lastbrief” meekreeg wat in het rapport was voorgesteld, plus per jaar f. 25,- „voor de noodige kosten”. Onwillekeurig komt de vraag op tot welk resultaat minder „volle” aandacht en zorg zou hebben geleid! Kort omschreven stond dit eenmansdeputaatschap voor de taak: inlichtingen verzamelen omtrent de kerkelijke archieven, advies geven, contact onderhouden met archivarissen, toezicht houden en rapporteren.

Het eerste dat ds. De Bruin dan aan de volgende synode (1934) vraagt, is de benoeming van een „eigen archivaris” die „mede deputaat voor de archieven kan zijn” (zie boven). Hij rapporteert dat het resultaat van zijn onderzoek „naar den toestand der kerkelijke archieven” „niet zeer bemoedigend” is: „Slechts de helft der scribae onzer gemeenten antwoordde mij”. Er zijn uitzonderingen, maar het merendeel der kerken bezit - voorzover informatie is gegeven - „een ongeordend archief”; de belangstelling is „dikwijls miniem”; de bewaring is in vele gevallen „tè vochtig of tè onveilig”. Slechts vijf kerken vroegen advies. Contact werd met een paar archivarissen van part. synoden en classes onderhouden: „de overigen waren er niet of zijn mij onbekend”, zodat er van toezicht houden „op den toestand der kerkelijke archieven (…..) in eigenlijke zin nog niet gesproken (kan) worden”. Min of meer vergoedelijkend deelt hij tenslotte mee dat zijn „werkzaamheden tot dusver nog van voorbereidenden aard zijn geweest” en dat de vorige synode „zeer goed gehandeld heeft, dat zij de noodzakelijkheid heeft gezien zich met de archieven te bemoeien” (bijlagen XIII).

Het (nu tweemans) deputaatschap rapporteert aan de synode van 1937 (bijlage X) dat „in de laatste jaren noemenswaard geen vragen” werden „beantwoord inzake de catalogiseering der archieven”. Zelf is hij tot zijn leedwezen „in gebreke gebleven een algemene aanwijzing te geven voor de inrichting der archieven”. Maar ter „verontschuldiging” diene „dat de kerken in gebreke zijn gebleven den staat der archieven, behoudens enkele uitzonderingen, hem duidelijk op te geven”. De krachtige taal van het rapport om de deputaten „namens de Synode te machtigen den staat van de archieven der kerken te onderzoeken” wordt in de voorstellen afgezwakt tot de opdracht „den kerken behulpzaam te zijn bij de inrichting en de contrôle op de archieven”. Verder wordt voorgesteld: „het archievaat gelegenheid te geven zich te ontwikkelen en weder een bedrag te voteeren voor de noodige kosten”. Genereus voteert de synode „wederom een bedrag van f. 25,-”. Wanneer over de binnen het kader van het gevoteerde bedrag gegeven gelegenheid om het archiefwezen te ontwikkelen aan de synode van 1941 wordt gerapporteerd „geen enkele vraag gewerd ons van de zijde van de kerkeraden en archivarissen”, dan zou de conclusie die de beide deputaten daaruit trekken, nl. dat „de belangstelling voor de archieven bij de kerken nog niet voldoende opgewekt is”, als een soort zelfbeschuldiging aangemerkt kunnen worden: de geboden „gelegenheid” om die op te wekken is niet voldoende benut (bijlage XII). Maar gebrek aan „beschikbare tijd” èn „het verzuim der mindere vergaderingen, om deze materie op haar agenda te plaatsen” verhinderen de „systematische lijn” te volgen van generale synode naar particuliere synoden, van particuliere synode naar classes en van classis naar kerkeraden. Bovendien kan „De Wekker” niet benut worden als „correspondentie-orgaan” (was immers destijds door de bezetter verboden). Klaarblijkelijk ziet ds. De Bruin weinig perspectief meer; hij verzoekt de synode „hem niet andermaal met deze arbeid te belasten”. De synode benoemt dan ds. J.C. Maris tot deputaat.

Kennelijk met nieuwe moed wordt het werk aangepakt, want het rapport aan de synode van 1944 is iets opgewekter van toon (bijlage XXIV). De classes en part. synoden zijn benaderd om een („accuraat”!) archivaris te benoemen en archiefkasten alsmede een brandkast of brandvrije kluis (voor de bewaring van de belangrijkste stukken) aan te schaffen. Het resultaat wordt bevredigend genoemd. Ook met de kerkeraden is contact gezocht: „Ongeveer de helft daarvan meldde de benoeming van een archivaris en vroeg de betreffende richtlijnen aan”. Persoonlijk onderzoek naar de toestand van de „gemeentelijke archieven” was niet mogelijk, maar aan de classes is verzocht „haar visitatoren last te geven, daarnaar zorgvuldig onderzoek te doen” en „te zijner tijd een overzicht te zenden van de bevindingen der visitatoren op dit punt”. Het voorstel om in het Reglement op de Kerkvisitatie de vraag op te nemen „Is het archief der gemeente behoorlijk ingericht en wordt het voortdurend bijgehouden?” wordt door de synode aanvaard (art. 63).

Wanneer de deputaten aan de synode van 1947 rapporteren (bijlage XXXV), dan moeten zij „helaas” constateren dat het - herhaalde - verzoek aan de classes om „door middel van de kerkvisitatoren onderzoek te doen naar de toestand der plaatselijke archieven” in elk geval niet tot resultaat heeft gehad dat elke classis daarover rapport heeft gezonden aan de deputaten. Wel hebben 31 gemeenten om de genoemde richtlijnen gevraagd, zodat „op een enkele uitzondering na, alle kerkeraden aan deze zaak aandacht hebben geschonken”. Of nu „metterdaad overal aan de eisen wordt voldaan” is natuurlijk de grote vraag, maar de genoemde visitatievraag leidt tot de mening „dat nu in zoverre het doel is bereikt, dat geregeld controle op inrichting en onderhouding der archieven door middel der classicale visitatoren verzekerd is”. Het „zwaartepunt van deze arbeid” ligt naar de mening van de deputaten - volgens hun rapport aan de synode van 1950 (bijlage VIII) - nu dus bij de visitatoren, waardoor hun werk „reeds enkele jaren geleden een zekere afsluiting gevonden” heeft. Wel blijft het dringend nodig „dat met name bij de kerkvisitatie naar de toestand der archieven geïnformeerd wordt”. Als immers dat niet geschiedt „dan staat te vrezen, dat in verschillende gevallen het onderhouden van de archieven of zelfs een aanvankelijk inrichten ervan dreigt te worden nagelaten”. Het deputaatschap voor de kerkelijke archieven wordt dan ook niet „bestendigd”.

Uit de publikaties in het begin van dit artikel bedoeld, is u bekend dat deze kant van de kerkelijke archiefzorg, toen in de loop van de jaren '60 opnieuw de behoefte bleek aan „richtlijnen” enz. in dezen, inmiddels door het huidige archiefdeputaatschap weer ter hand is genomen (zie Kerkorde ed. 1984, bijlagen 28 en 55).

Uit dit historisch overzicht blijkt wel dat „kerkelijke archiefzorg” een zaak van blijvende zorg is geweest. En wel zal moeten blijven!

Deze tekst is geautomatiseerd gemaakt en kan nog fouten bevatten. Digibron werkt voortdurend aan correctie. Klik voor het origineel door naar de pdf. Voor opmerkingen, vragen, informatie: contact.

Op Digibron -en alle daarin opgenomen content- is het databankrecht van toepassing. Gebruiksvoorwaarden. Data protection law applies to Digibron and the content of this database. Terms of use.

Printen